Управление знаниями

Для кого трудились

Работа велась в отделе организации и контроля сопровождения организации «СберТех». В рамках данного отдела выстраиваются процессы сопровождения, связывающие бизнес с внутренними командами разработками. В задачи отдела также входит контроль качества оказываемых командами услуг клиенту в части технической поддержки

Задачи

  • Автоматизировать процесс работы со знаниями в отделе
  • Устранить неорганизованность знаний о процессах сопровождения
  • Структурировать и централизовать знания отдела (информация о процессах сопровождения разбросана по всему Confluence)
  • Создать каналы распространения информации

Инструменты

Решение

  • Разработка методики управления знаниями для отдела организации и контроля сопровождения организации
  • Создание базы знаний о процессах сопровождения
  • Организация внутренней редакции
  • Проведение

Схема разработанной методики управления знаниями

База знаний

Знания о процессах сопровождения, разбросанные по всем пространствам Confluence организации, были собраны, систематизированы и опубликованы в одном, едином, пространстве. Большое количество знаний не было зафиксировано в принципе

Было выделено 5 категорий знаний:

Категории базы знаний

Было выделено пять категорий, которые включали в себя соответствующие по смыслу разделы. Разделы на расположены сверху вниз от наиболее приоритетных и часто используемых к менее используемым

Категория «Основы работы с областью SBTSupport»

В категории «Основы работы с областью SBTSupport» раскрывается общая информация, которая потребуется сотрудникам «Сбертеха» для работы с обращениями. В разделах статьями раскрываются вопросы, связанные с условиями по SLA для каждого вида запроса, организационные вопросы, возникающие при работе с обращениями, работой с приоритетами и тд

Категория «Bug / Дефекты»

В категории «Bug / Дефекты» собраны и описаны знания о процессах работы с обращениями с типом «Bug / Дефект». Процессы дефектов программного обеспечения, документации, киберуязвимости можно найти в данном разделе. Здесь же раскрываются этапы жизни обращения «Дефект». Данная категория особо важная, так как процессы, описанные в данной категории, сложные и по ним возникают очень много вопросов со стороны разработчиков

Категория «Task / Задачи»

В данной категории раскрывается информация по работе с видами запросов «Консультация», «Запрос на анализ» и «Запрос на внедрение» . В трех разделах категории «Bug / Дефекты» размещено 9 статьей, инструкций и другого материала, требующегося сотрудникам «Сбертех» для работы с обращениями

Категория «Инциденты / Incident»

В данной категории рассказывается, необходимо дежурному для принятия инцидента и дальнейшей работы с возникшим инцидентом. В разделах говорит о том, что нужно, чтобы быть готовым принять инцидент, какие действия проводить во время инцидента, какие есть пути его разрешения, как правильно оформить обращение поступившего инцидента

Категория «Дополнительно»

В данной категории собрана дополнительная информация, которая может потребоваться сотрудникам для комфортной работы с обращениями

    Примеры знаний

    Инструкция «Отклонение обращения» в разделе «КиберУязвимость» категории «Bug / Дефекты»

    Инструкция «Я не согласен с выставленным приоритетом» в разделе «Работа с приоритетами» категории «Основы работы с областью SBTSupport»

    Памятка «Готовность принять инцидент» в разделе «Дежурство»

    Выдержка по общим положениям в разделе «Консультация»

    Выдержка из памятки «Beta-обращения»

      Редакция

      Для распространения важной информации было принято решение о создании канала в корпоративном мессенджере с названием «Вестник SBTSUPPORT». На канале размещаются выдержки статей из базы знаний, уведомления о новых изменениях, анонсы к ежемесячным встречам команды отдела организации и контроля сопровождения с командами разработки и другие посты На созданный канал было привлечено более 164 участников, которые являются руководителями и сотрудниками, отвечающими в своих продуктах за сопровождение Примеры постов на канале:

      Канал «Вестник SBTSUPPORT»

      Анонс обновленного шаблона

      Анонс ежемесячного митапа

      Пост-напоминание о виде запроса "Консультация"

      Анонс ежемесячного митапа

        Итоги

        • Автоматизировали процесс управления знаниями. Переработали процесс
        • Создали методику управления знаниями
        • Создали базу знаний о процессах сопровождения
        • Организовали внутреннюю редакцию
        • Запустили ежемесячные митапы для производством
        • Не забыли про оформление